ماذا أقول في الاجتماع
ماذا أقول في الاجتماع وكيف أتصرف؟ تعتبر من الأسئلة التي يتم طرحها من الأشخاص الذين يذهبوا للاجتماع لأول مرة، فيكون الأمر مقلق كثيرًا ولكن هناك بعض القواعد والإرشادات اللازم اتباعها قبل التوجه لأي اجتماع ومن خلال موضوعنا التالي سنقدم إليكم بالتفصيل كيفية الاستعداد للاجتماع.
ماذا أقول في الاجتماع
إليكم ما يتم قوله عند حضور اجتماع عمل لأول مرة:
⦁ في البداية قم بتعريف نفسك للمتواجدين بالإضافة لرئيس الاجتماع.
⦁ الحرص على عدم سرد النكت أو الفكاهات أثناء الاجتماع وذلك لأنها تهدر الوقت كما أنها تزعج الحاضرين.
⦁ يلزم متابعة الحديث والرد على الأسئلة بأسلوب متقن دون الاستخفاف.
⦁ يجب ألا يتم مقاطعة أي شخص يتحدث والاستماع له جيدًا وعند الرغبة في التدخل لابد من الأستاذان لأنها من أهم أداب الحوار.
⦁ في نهاية الاجتماع يتم توجيه الشكر لرئيس الاجتماع.
كيف تتصرف في اجتماع عمل
في بعض الأحيان يتم التحضير إلى الاجتماعات بصورة مفاجئة ويكون الجميع في غاية من الوتر ولكن هناك بعض النصائح والارشادات التي يلزم اتباعها في مثل هذه الاجتماعات وفما يلي ارشادات لابد من اتباعها لنجاح الاجتماعات:
- الاعداد الجيد
إذا كنت تعرف ما سيتم مناقشته داخل الاجتماع فلابد من التجهيز من خلال إجراء بحث لكافة النقاط الذي سيتم مناقشتها داخل الاجتماع ولكن يجب أن يتم اعداد بحث مختصر بسيط مكون من القليل من الكلمات. - كن أخر من يتحدث
من الأفضل أن تكون آخر من يبدأ بالكلام في الحديث والانتظار لحين أن ينتهي الجميع من تقديم كلماتهم من أجل تقديم الرد المناسب، وعليك أن تعلم أنه لا يوجد أي مشكلة إذا اتفق كلامك مع الآخرين فعليك التأكيد عليهم فذلك يزيد من احترامهم لك. - كن مختصرًا
كلما طال حديثك كلما شعر الجميع بالملل وبالتالي تقل قيمة الكلمات، كما أن كلما استمريت في الحديث سيقل تركيز الحاضرين وسيفهمون الأمور بشكل خاطئ، لذلك قبل التوجه إلى الاجتماع يجب تجهيز حديث مختصر وبسيط وفي نفس الوقت يكون ملم بكافة الكلمات المهمة.
فيفضل أن تعطي نفسك وقتًا معين للتحدث فيه على سبيل المثال يتم تحديد خمسة دقائق للتحدث وفقًا لاحتياج الحاضرين، فهناك من يود منك الإيضاح وبالتالي يعطيك وقت أكبر. - الإيضاح في الحديث
من أجل أن يكون حديثك قوي يفضل أن يتم توضيح مثال لكل نقطة تقولها فذلك الأمر يزيد من فهم المستمعين ويجعلهم أكثر تركيز. - التفكير مرتين
يفضل أن يتم التفكير مرتين قبل أن يتم التحدث أو الرد على آراء الآخرين منعًا للوقوع في أي خطأ. - اسأل
عليك أن تكون أكثر تحاور في الاجتماع فإذا لم تفهم أي أمر عليك بطرح الأسئلة على سبيل المثال سؤال “هل يمكن التوضيح بذكر مثال” فالأمثلة تعتبر عامل أساسي للفهم.
كيفية عقد اجتماع
إذا كنت أنت من تود عقد اجتماع فهناك بعض الخطوات اللازم اتباعها أيضًا وفيما يلي تلك الخطوات:
⦁ في البداية عليك اتخاذ قرار إذا كنت بحاجة لعقد اجتماع أم لا، كما يجب تحديد هدف محدد لذلك الاجتماع، ثم تحديد موعد مناسب واخبار الجميع به عبر البريد الإلكتروني.
⦁ الحرص على إحضار أجندة ويتم تدوين فيها الأفكار الذي سيتم مناقشتها داخل الاجتماع.
⦁ يلزم أن يتم بدء الاجتماع في الوقت المحدد والانتهاء في الوقت المحدد حتى لا يتم تضيع وقت الحاضرين.
⦁ الحرص على اختيار الأشخاص المناسبين فقط من أجل التأكد من نجاح الاجتماع.
⦁ العمل على تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع.
هكذا نكون قد قدمنا إجابة سؤل ماذا اقول في الاجتماع بالإضافة للتعرف على كيفية التصرف داخل الاجتماع وخطوات عقد الاجتماع.
قد يهمك:
